Необходимость отправки письменной претензии может быть продиктована как намерением предпринимателя или физического лица в корректной форме напомнить дебитору о не исполненном или ненадлежащим образом исполненном обязательстве. В определенных случаях претензия направляется тогда, когда это в обязательном порядке предписывается законодательством.

Например, в договоре или в гражданском кодексе может быть прямо установлено, что стороны не станут обращаться в судебную инстанцию до того, как попытаются решить спор мирным путем. В том случае, если стороны не стали соблюдать данных предписаний, судебная инстанция может не инициировать судебного разбирательства по причине того, что не было соблюдено обязательного досудебного порядка рассмотрения споров. К содержанию самой претензии особых требований не предъявляется. Необходимо отметить лишь тот факт, что в самой претензии должны быть четко обозначены претензии отправителя, желательно в претензии ссылаться на конкретные нормы нарушенного закона или договора.